Diensten

Een goed beheer van uw VvE is in grote mate afhankelijk van de snelheid waarmee gecommuniceerd kan worden. Juist om de communicatie te stroomlijnen, maakt regiovvebeheer gebruik van een krachtig webportaal. Binnen dit portaal is het mogelijk om de meest voorkomende zaken in te zien en af te handelen.

In grote lijnen is het vvebeheer onder te verdelen in 3 subgroepen:

  • Administratief en Bestuurlijk Beheer

  • Financieel Beheer

  • Technisch Beheer

 

Administratief en Bestuurlijk Beheer

Net als elke andere vereniging in Nederland, is ook een Vereniging van Eigenaren van rechtswege verplicht om een degelijke administratie bij te houden. Regiovvebeheer neemt deze zaak op een vakbekwame en betrouwbare manier van u over. Door de opgedane ervaring weten we als geen ander wat de meest voorkomende knelpunten zijn en kunnen we een actieve houding aannemen om u ook op administratief gebied volledig te ontzorgen. De mate van professionaliteit verhoogt de kwaliteit van de VvE en zorgt voor een betrouwbare uitstraling.

In het kort komt het administratieve beheer van de VvE neer op de volgende administratieve handelingen:

  • Ledenadministratie

  • Bijhouden ledenregister (VvE leden). Wij willen u inzake dit punt ook wijzen op onze unieke online overzichten.

  • Berekenen en innen ledenbijdragen.

  • Aanmaken / verzenden van facturen ten behoeve van zakelijke eigenaren.

  • Inschrijving Kamer van Koophandel actueel houden.

  • Opstellen en handhaven incassoprocedure.

  • Signaleren achterstallige betalingen, uitvoeren van de incassoprocedure.

  • Verstrekken overzicht van de ledenbijdragen.

  • Op aanvraag gegevens verstrekken aan de individuele leden.
     

Financiële administratie

  • Beoordelen ontvangen facturen.

  • Betalingen verrichten van de door een bestuurder gefiatteerde facturen.

  • Vastleggen ontvangsten en uitgaven, het voeren van de administratie.

  • Opstellen jaarstukken, balans en exploitatierekening.

  • Opstellen begroting.

  • Signaleren/rapporteren van begrotings overschrijdingen.

  • Opstellen meerjarenbegroting bij aanwezigheid van een meerjarenonderhoudsplan.

  • Opgave reservefonds per eigenaar ten behoeve van de belastingdienst
     

Bestuurlijk Beheer

Het bestuurlijk beheer van een VvE kan een behoorlijk complexe materie zijn. Ook hiervoor is specialistische kennis noodzakelijk, met name met het oog op de wettelijke regelgeving op dit gebied. Het uitbesteden van het bestuurlijk beheer betekent in de praktijk dat u kunt profiteren van de ruim aanwezige kennis op dit gebied. Samenwerken met een professionele partner resulteert dan voor beide partijen in een ideale win-win situatie.

Bij het bestuurlijk beheer van de VvE kunt u denken aan een aantal belangrijke zaken zoals:
 

Vergaderen

  • Organiseren en of bijwonen van een bestuursvergadering.

  • Algemene Leden Vergadering voorbereiden en de agenda opstellen.

  • Stemmingen voorbereiden, toesturen vergaderstukken, notuleren van de vergadering.

  • Verzenden vergaderoproep, vervaardigen van stembiljetten.

  • Bepalen quorum in verband met de besluitvorming en het bewaken van de uitgebrachte stemmen.

  • Organiseren en of bijwonen van de jaarvergadering.

  • Conceptnotulen met besluitenlijst en actiepunten naar de leden zenden.
     

Overig

  • Archiveren vergaderstukken, notulen, volmachten, besluitenlijst ed.

  • Laten ondertekenen gebruikersverklaringen.

  • Informeren van leden/ aanschrijven van nieuwe leden.
     

Financieel Beheer

Om goede beslissingen te kunnen nemen is een gedegen onderbouwing van de financiële positie essentieel. Het financiële beheer speelt hierbij een voorname rol. Een goed financieel beheer is echter meer dan het openen van een bankrekening op naam van de VvE of het opstellen van de jaarlijkse rapportages.

Het uitbesteden van de financiële kant van de VvE vraagt echter om vertrouwen. Samenwerken met vvebeheer betekent echter dat u kiest voor een partner die zich reeds jarenlang heeft bewezen. Ten alle tijden behoudt u als eigenaar en opdrachtgever de volledige controle, en u heeft 24 uur per dag de mogelijkheid om digitaal mee te kijken.

Onder het financiële beheer vallen een aantal specifieke taken. Te denken valt onder andere aan de volgende verantwoordelijkheden:

  • Bewaken van betalingsachterstanden;

  • Beheer bankrekening;

  • MJOP en reservefonds;

  • Regelen van verzekeringen
     

Technisch Beheer

Een goed onderhouden gebouw creëert uitstraling en wooncomfort. De aanwezigheid van deskundigheid is hierbij een eerste vereiste. Door deze specialistische kennis beschikbaar te stellen realiseren we een grote meerwaarde voor uw VvE. Uw gebouw of complex wordt niet alleen op een professionele manier onderhouden, we zorgen ook voor een degelijke planning inzake het toekomstige onderhoud. Hiervoor stellen wij bijvoorbeeld in samenspraak met u als opdrachtgever een werkbaar meerjarenonderhoudsplan op (MJOP). Door te anticiperen op toekomstige ontwikkelingen kunnen we kostenbesparend werken, zowel in tijd als in geld.

Regiovvebeheer heeft de kennis in huis om het technisch beheer van uw complex of gebouw op de juiste manier uit te voeren. Dit geldt niet alleen voor grote onderhoudsprojecten, maar ook voor kleine projecten. Enkele voorbeelden van werkzaamheden die vallen onder het technisch beheer zijn de volgende:

  • Opstellen en bijstellen van meerjarenonderhoudsplan (MJOP);

  • Uitvoeren dagelijks tot periodiek onderhoud van het gebouw;

  • Schoonmaak van gemeenschappelijke ruimtes;

  • Opvragen offertes bij bouwbedrijven voor renovaties;

  • Alle betalingen en administratieve afwikkeling.